Tijd besparen met automatisch verwerken van inkoopfacturen

Posted On By Ruben

Naast de werkzaamheden in je onderneming komt er ook een stuk administratie bij kijken. De facturatie! Misschien doe je dat nu nog handmatig, een tijdrovende en saaie klus, maar wist je dat het een stuk sneller kan? Je bespaart tijd én geld met het automatisch verwerken van de inkoopfacturen. Want waar je voorheen tig moeizame stappen moest doorlopen voor je de factuur kon archiveren kan dat nu véél sneller. 

In vier simpele stappen het proces doorlopen 

Het factuurcontrole proces doorloopt 4 simpele stappen. Dit maakt dat je bij de meeste facturen al binnen één minuut klaar bent met je boekingen. Kun jij weer verder met de leuke dingen in je werk. 

  1. De inkomende documenten worden verzameld door te scannen of automatisch de digitale documenten te laten inlezen vanuit de mailbox. Hierdoor sla je de stap van voorsorteren en bewerken over.  

  2. De factuurgegevens worden automatisch herkent en in boekings voorstellen omgezet. Je hoeft geen handmatige handelingen meer te verrichten want de facturen worden automatisch gescand en geboekt. Daarna wordt de factuur in jouw boekhoudprogramma geregistreerd.  

  3. De boeking wordt snel en makkelijk gematcht met de bestellingen. In plaats van dat jij alle facturen naar de juiste goedkeurder moet sturen, wordt dit voor je gedaan. Je administratie is op deze manier beter op orde en de leveranciers worden sneller betaald.  

  4. Als laatst hoef je alleen de documenten nog te fiatteren. Met één druk op de knop kun je niet alleen de facturen terugvinden, ook alle notities en communicatie rondom de factuur wordt vertoond.   

Door de koppeling met verschillende boekhoudprogramma's worden jouw inkomende documenten snel digitaal verwerkt. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar omdat je die tijd kunt besteden aan de werkzaamheden in je bedrijf bespaar je ook nog eens flink wat geld.  

De voordelen van slim boeken 

Doordat je geen handmatige handelingen verricht, is de kans op fouten kleiner. De inkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de bestellingen. Dat is handig want het controleren hiervan is niet alleen tijdrovend, er kunnen ongemerkt ook fouten in sluipen. Bij whitevision.nl wordt automatisch gecontroleerd of de regels van de facturen daadwerkelijk overeenkomen met de bestellingen. Jouw processen verlopen hierdoor nóg efficiënter.  

Al met al maakt het automatiseren van dit proces dat jij meer tijd hebt voor de werkzaamheden waar je wel blij van wordt. Je hoeft je niet meer druk te maken over het maken van fouten tijdens het inboeken van de facturen en je hebt altijd inzicht. Zo maak je de boekhouding een stuk consistenter en nauwkeuriger.